Как повысить эффективность обучения, или как получить больше за те же деньги

На стол руководителю
Юлия Шикова
26 августа 2013 г.

Основной задачей управленцев по-прежнему остается увеличение отдачи от обучения персонала при сохранении объема инвестиций в его развитие. Один из способов достижения этой цели - оптимизация соответствующего бизнес-процесса.

Руководителям, которые большое внимание уделяют эффективности работы организации, не надо объяснять важность обучения сотрудников. При этом основной задачей управленцев по-прежнему остается увеличение отдачи от обучения персонала при сохранении объема инвестиций в его развитие. Один из способов достижения этой цели - оптимизация соответствующего бизнес-процесса. Типовой процесс обучения для организации выглядит следующим образом:

Шаг 1. Определение потребностей (кого и чему учить) - анкетирование, тестирование, собеседование, сбор заявок от руководителей подразделений и т.п.

Шаг 2. Планирование (где, как и когда учить) - выбор внешнего учебного центра или  составление расписания внутреннего обучения.

Шаг 3. Непосредственно обучение.

Шаг 4. Анализ результатов - от сбора сертификатов до оценки ROI.

Если шаги 1, 2 и 4 выполняются специалистами самой организации (как правило, HR-менеджерами), то шаг 3 при внешнем обучении представляет собой «черный ящик»: сотрудника направили в учебный центр - он вернулся оттуда с сертификатом. Что происходило между этими событиями, компании чаще всего неизвестно. А что нельзя разложить по полочкам, то невозможно и улучшить.

Обучать персонал компании могут привлекая сторонних преподавателей (аутсорсинг), организовывая внутреннее обучение (например, в виде корпоративного учебного центра) или совмещая и первое, и второе.

Организация корпоративного центра подготовки кадров  - идеальный вариант, но на практике в чистом виде не встречается. Рано или поздно организация сталкивается с тем, что обучать  сотрудников своими силами нецелесообразно или даже невозможно - например, по уникальным программам. И без сторонней помощи не обойтись. Таким образом, внешнее обучение при подготовке персонала так или иначе присутствует, а внутреннего -  может и не быть.

При внешнем обучении (аутсорсинге) «получить больше за те же деньги» можно двумя способами: выбрать более дешевые (и, как правило, менее качественные) курсы или повысить коэффициент полезного обучения (КПО).  Последнее достигается более точным определением потребностей и более тщательным планированием: чтобы сотрудники учились только тому, что им действительно нужно. Но для этого организации требуется дополнительная информация от учебного центра, которая позволит смоделировать работу «черного ящика»:

• учебные программы, учебные и учебно-тематические планы, учебные пособия, прайсы и т.п. - используются при планировании;
• методики и условия обучения - важная составляющая, которая определяет качество;
• статистика о проведенном обучении - дает возможность оценить фактический результат и уточнить дальнейшие планы.

Чем лучше HR-менеджер понимает, как устроен и работает «черный ящик», тем выше его способность управлять процессом и тем больше возможностей этот процесс оптимизировать.

Наиболее эффективный подход к организации внешнего обучения - формирование долговременных отношений компании с учебными центрами, предоставляющими достаточно информации и способными обеспечить требуемую эффективность.

Эффективность внутреннего обучения крупные компании традиционно повышают  посредством создания постоянно действующего центра подготовки сотрудников как отдельного подразделения.

Если же для компании это нецелесообразно, она вынуждена выстраивать процесс на основе комбинации разнородных инструментов и методов, каждый из которых успешно решает только часть задач - дистанционное обучение (применимо не для всех курсов), тренинги силами своих же сотрудников (как правило, узких специалистов, которые не всегда обладают педагогическими навыками) и т.п.

Есть еще одна альтернатива для компаний любого размера. Это использование специально разработанных учебных пособий и методик проведения занятий. Такой подход к организации обучения  обеспечивает высокую эффективность при существенном сокращении оперативных расходов.

Небольшие компании могут выстроить внутреннее обучение как однородный и простой в управлении процесс с небольшими регулярными затратами и высоким качеством результата, крупные компании - оптимизировать работу учебного подразделения.

Для каждой программы внутреннего обучения создается электронный интерактивный курс, который состоит из:

1. теоретического материала;

2. видеофрагментов с записью преподавателя;

3. практических упражнений;

4. контрольных вопросов.

Все эти ингредиенты берутся в пропорциях и добавляются в учебник в строгой последовательности, продиктованной методикой преподавания.

Само обучение проводится в аудиториях, оборудованных персональными компьютерами, под руководством преподавателя-наставника. Но каждый слушатель изучает курс самостоятельно, обращаясь к наставнику только с вопросами.

Фактически, при таком подходе можно говорить о деятельности внутреннего учебного центра компании, но это не обязательно должна быть большая структура с десятками учебных классов и штатом высококвалифицированных (а значит, дорогостоящих) преподавателей.

Именно за счет включения в учебный курс заранее подготовленного первоклассными специалистами и преподавателями материала, в том числе, в формате видеозаписей, можно сократить загрузку наставников и снизить требования к их квалификации без ущерба качеству обучения. Например, один раз пригласив ведущего эксперта в нужной сфере, можно использовать его знания многократно при подготовке сотрудников. Оперативные расходы на фонд оплаты труда преподавателей при этом резко сокращаются.

За счет электронного формата и тщательной разработки сценария каждого курса достигается персонализация обучения - его настройка под каждого учащегося. Например, кто-то может пропустить известную ему тему, а кто-то пройти несколько раз сложную. Наставник во время занятий может кому-то дать дополнительный материал, а кого-то ограничить отдельными темами, которые требуются именно этому сотруднику. Каждый учится только необходимому и в наиболее подходящем для него темпе. КПО при этом резко возрастает.

Сочетание электронного обучения с очным позволяет учитывать индивидуальные особенности сотрудников и предоставлять ему максимально комфортную среду во время занятий. Например, один будет работать полностью самостоятельно, другой - в индивидуальном порядке задавать вопросы наставнику, третий - активно обсуждать очередную тему с такими же общительными соседями. Мотивация на такое обучение у слушателей существенно выше, а значит, и результат лучше.

Кроме того, появляется возможность проводить занятия по разным курсам в одной аудитории. А это уже снижение затрат на аренду вследствие оптимизации расписания занятий. Требуется только, чтобы наставник был подготовлен по этим программам.

Внедрение описанного подхода требует разовых инвестиций в разработку пособий и подготовку наставников. В дальнейшем себестоимость проведения такого обучения будет существенно меньше, а его качество не ниже (а часто и выше) прежнего. Значит, компания получит больше за те же деньги. Причем, сможет полностью контролировать и легко управлять процессом повышения уровня подготовки кадров. Кроме того, электронные курсы остаются в компании навсегда.

Статья