На стол руководителю
Юлия Шикова
8 мая 2013 г.

Чем важнее сотрудник, тем выше проблемы, связанные с его внезапным уходом. Проблема успешно решается разными путями, причем большинство из них основывается на фиксации и передаче накопленных знаний и опыта.

Хорошо, если ключевой сотрудник уходит из компании не внезапно, успевает передать дела преемнику, а потом даже помогает ему советами. Но насколько часто встречаются такие ситуации? В любом случае – чем важнее сотрудник для организации, тем выше ее риски. Пока новый человек вникнет в специфику должности и обретет необходимый – немалый для ключевой позиции! – опыт работы, пройдет время, что для организации будет измеряться в реальных финансовых потерях. Может ли руководитель подстраховаться заранее и снизить эти риски, пока они еще только потенциальные? Повышение лояльности – разумеется, важно, но ведь сотрудник может уйти и не по причине недовольства компанией, а, к примеру, из-за переезда в другой город.

Успешных практик решения проблемы существует довольно много. Большинство из них основываются на разных способах фиксации и передачи накопленных знаний и опыта. Лучше, надежнее сохранить уникальную и важную для компании информацию помогут, конечно же, информационные технологии. Базы знаний, тематические электронные архивы с подборками инструкций на все случаи жизни – эти и многие другие инструменты часто применяются для решения обозначенной задачи. Но все они грешат одним недостатком – безликостью.

Все подобные инструменты могут довольно просто аккумулировать знания, но не опыт – найденные ключевым специалистомуникальные способы решения конкретных задач, удачные приемы работы с программным обеспечением и т.д.

Ни одного сотрудника на значимой позиции вы не заставите писать подробные инструкции о том, как он выполняет те или иные процедуры. Другое дело – заснять эти инструкции на видео.

Казалось бы, удачный способ решения проблемы найден. Но если руководитель попытается воплотить этот подход в жизнь «с наскока», с высокой вероятностью он потерпит фиаско. «Что рассказывать? Как? В каком порядке?» - вопросы, которые он сразу же услышит от сотрудника. «Неужели мне нужно просмотреть этот многочасовой фильм полностью?» - именно этот вопрос задаст новый человек, пришедший на освободившуюся позицию. Кроме того, после просмотра снятого без подготовки ролика, у взятого на работу специалиста мало что останется в голове из знаний и опыта ушедшего специалиста. Почему?

Обучающее видео, чтобы стать действительно полезным учебным материалом, должно готовиться по методическим рецептам с соблюдением всех правил и пропорций.

Чередование теории и практики, короткие промежуточные вопросы для самоконтроля и закрепления материала, длительность каждого фрагмента – вот далеко не полный перечень ингредиентов. Приготовленные «с точным соблюдением рецептуры» информационные видеоролики с участием опытных специалистов компании действительно могут стать эффективным решением задачи снижения рисков ухода ключевых сотрудников. Такие ролики можно (и нужно!) готовить заранее и затем использовать для быстрого включения в работу новичков или даже для обмена опытом внутри организации.

Вот несколько полезных советов руководителю, который планирует использовать такой подход:

• Не стоит делать один длинный фильм, посвященный одному сотруднику – лучше разбивать запись на короткие тематические ролики, и для каждого ролика готовить структурированное описание, которое позволит и через пару лет сориентироваться в тематике.

  Из коротких роликов можно строить траектории подготовки сотрудников самых разных должностей и специальностей. Понятное описание позволит интегрировать обучающие ролики в базу знаний компании, если таковая используется сейчас или будет создана в будущем.

  Для фиксации знаний и опыта каждого ключевого сотрудника необходимо заранее разработать сценарии роликов, определить тему и содержание каждого с точностью до минуты – для этого потребуется опытный методист (специалист в сфере обучения взрослых), знакомый со спецификой создания и использования обучающего видео.

  Каждый информационный ролик должен содержать разнородную информацию, охватывающую разные каналы восприятия (аудиальные, визуальные) и чередующую активности для повышения степени усвоения материала, а также блоки, направленные на его закрепление. Например, контрольные вопросы для повторения полученных знаний или небольшие упражнения в стиле «повтори за мной» для передачи опыта.

  Экономия на инструментах и средствах может стать фатальной для конечного результата. Ролик разрабатывается один раз, аиспользоваться будет многократно и долго.

  Не пытайтесь заснять сотрудника на любительскую камеру в кабинете – этим должны заниматься профессионалы по съемкам и монтажу с хорошим оборудованием, которые под руководством методистов качественно выполнят все работы и вручат вам готовый результат в виде файлов требуемого формата, размера и т.п.

• Выделите ключевому сотруднику время на съемку роликов и подготовку всех дополнительных материалов. Ничего хорошего не получится, если он должен будет делать эту работу наравне с основной загрузкой.

• Продумайте механизмы и правила доступа сотрудников компании к созданным роликам. Например, один набор – обязателен к просмотру для вновь поступающих на конкретные должности, другой – рекомендован для специалистов, работающих с определенным оборудованием и т.п. Если сотрудники не будут знать, где и какие ролики есть и как получить к ним доступ, то вся работа по созданию бессмысленна.

  Конечно, даже самый лучший видеоматериал, профессионально снятый и смонтированный с учетом всех методических рекомендаций, не может заменить живого наставничества. Но в условиях невозможности передачи опыта и знаний в личном общении, такой подход сегодня один из самых эффективных.