Кто владеет информацией, тот владеет миром

Кто владеет информацией, тот владеет миром

Антонова Анна Сергеевна, Крайнов Александр Леонардович

«А Вы уверены, что в Вашей организации все сотрудники владеют нужной им для работы информацией?»

«Конечно!» - отвечает руководитель малого предприятия. «Естественно» - менее уверенно вторит ему директор средней по масштабам организации. «Так должны же!» - искренне удивляется вопросу президент крупного холдинга. Чем отличаются эти ответы? Наверное, степенью уверенности.

Мы живем в эпоху, когда информация является ценнейшим ресурсом, запасы которого неисчерпаемы, а возможности безграничны. Социологи и политологи уже давно говорят, что сегодня миром владеет тот, кто владеет информацией. Владеть – значит, иметь и уметь использовать. Не иметь – значит, принимать неверные решения. Не уметь использовать – значит, работать неэффективно. А в результате – реально измеримые в рублях убытки компании.

Для руководителя важно не просто владеть информацией самому, но и довести ее без искажений до своих сотрудников. В любой крупной компании ежедневно порождаются сотни нормативных документов: приказы, регламенты, инструкции, положения, нормативы и пр. Они должны быть доведены до сведения сотрудников разных уровней, зачастую еще и работающих в других офисах и подразделениях. Имеют ли они всю нужную им для работы информацию? Им все действительно предоставляется. Но сказать – не значит быть услышанным. И тем более – понятым правильно. И чем крупнее организация, тем серьезнее эта проблема.

Огромная скорость, с которой современный человек должен улавливать и усваивать из всего огромного информационного пространства нужные ему сведения и превращать их в рабочий инструмент, зачастую является сильнейшим демотивирующим фактором. «Ну, не прочитал я сегодня очередную стопку распоряжений, и что? Завтра придет руководитель и с помощью великого и могучего русского языка объяснит мне, что и как нужно делать» - так думают многие рядовые сотрудники. Можно ли как-то изменить эту ситуацию? Возможно ли упорядочение информационных потоков и, главное, контроль оседания нужной информации в головах людей? И можно ли сделать это быстро, просто и недорого?

Вариант с собраниями и очным обучением отметаем сразу – нереально. Особенно для очень крупных и распределенных по территории России компаний. Альтернативой может выступать дистанционное обучение, но мы предвидим скептическую усмешку читателя: «Это дистанционное обучение-то быстро, просто и дешево?» Да, если эту технологию применить грамотно. И не как «дистанционное обучение», а адаптировав стандартные методы под решаемые задачи. Чтобы и далее не смущать читателя, условимся в рамках данной статьи использовать термин «информационный модуль» для обозначения единицы информации, которую необходимо донести до сотрудника компании. К тому же данный термин более точно отражает цель создания такого объекта – не обучение, а информирование.

Какими характеристиками должен обладать идеальный информационный модуль? Его нужно быстро и просто формировать на основе уже созданных документов: приказов, регламентов, инструкций, положений, нормативов и пр. Его нужно быстро и просто доносить до нужной аудитории – только и именно до тех сотрудников, которым эта информация необходима. Усвоение информационного модуля не должно занимать у сотрудника много времени. Нужно быстро и просто контролировать факт и степень этого усвоения. И делать это надо без лишних затрат. Как?

Учебный центр «Сетевая Академия ЛАНИТ» предлагает свое ноу-хау – методика быстрой разработки информационных модулей с гарантированной доставкой до «места назначения». В основу данной методики была положена идеология быстрой разработки электронных курсов, которая зародилась пару лет назад и успешно применяется во многих западных компаниях в учебных целях. Быстрая разработка идеально подходит под самый неприятный, но вполне реальный сценарий: «Нам нужно завтра всех обучить, денег на это нет, потому что кризис, бюджет у нас маленький, но надо, чтобы это было качественно. Плюс к этому ситуация у нас постоянно меняется, поэтому то, что вы сделаете завтра, через месяц уже устареет».

Рассмотрим основные отличия предлагаемой методики в сравнении с традиционным подходом к разработке дистанционных курсов.

Среднестатистический дистанционный курс длится несколько академических часов, а информационный модуль – от 5 минут до получаса. За это время сотрудники компании успевают усвоить суть нового документа, процедуры, регламента. Считается, что дизайн электронного курса и активное использование видео, мультипликации, продвинутой интерактивности необходимо в дистанционном обучении, и на это тратится значительное время и немалые средства. Для информационных модулей это не нужно. Вычеркиваем одну из расходных статей и сокращаем время на разработку.

Для создания дистанционных курсов, как правило, применяется специализированное программное обеспечение, которое стоит недешево. А, значит, нужны и специально обученные люди, которые будут заниматься неторопливой разработкой. Причем, таких людей требуется немало: консультант, дизайнер, автор, разработчик, тестировщик. Информационный модуль, разрабатываемый по предлагаемой методике, делается на основе презентации PowerPoint с использованием ряда дополнительных программных средств, например, Articulate Rapid E- Learning Studio. И нужны для этого лишь автор документа и разработчик модуля. Сокращаем статьи расходов на лишние зарплаты, обучение и закупку программ. А за счет существенного упрощения коммуникаций уменьшаем и время на создание модуля.

А что же тогда остается от исходного «дистанционного обучения»? Во-первых, механизмы, позволяющие интегрировать в информационный модуль средства контроля усвоения материала, они же – тесты. Во-вторых, сам формат информационного модуля, который позволяет использовать для его распространения системы дистанционного обучения (СДО), которая, в том числе, обеспечивает простой доступ к информационным модулям с любого компьютера, позволяет контролировать освоение информации и автоматизирует формирование отчетности.

Давайте рассмотрим процесс распространения информации в компании с использованием информационных модулей на примере инструкции, описывающей только что внедренную новую технологию выполнения каких-то действий. Через 2-3 дня сотрудники должны начать применять ее в работе.

Инструкция уже готова, и разработчик переносит текст из документа в презентацию, после чего путем несложных преобразований получает интерактивный модуль в формате «дистанционного курса». Самое сложное, что ему (или ему и автору) при этом потребуется сделать – это создать вопросы для контроля. Для такого короткого «курса», каковым является модуль, вполне достаточно 5-7 вопросов с выбором вариантов ответов из списка предложенных.

После этого разработчик публикует информационный модуль в установленной корпоративной СДО, в роли которой для этих целей вполне может выступать любая бесплатно распространяемая система с открытым кодом (например, Moodle) – еще минус статья расходов. После публикации разработчик определяет сотрудников, которые должны ознакомиться с данной информацией, и оповещает их об этом любым доступным способом. СДО, как правило, обладает функциями, которые можно при этом использовать – от публикации списка назначенных сотруднику модулей в его персональном информационном пространстве, до отправки извещений на электронную почту или даже на телефон.

Отведенное время прошло, до сдачи отчета о результатах – полчаса. Разработчик открывает страницу статистики в СДО и нажатием нескольких кнопок формирует отчет о том, кто просмотрел опубликованный модуль и каковы результаты тестирования. К назначенному времени отчет ложится на стол руководителю. И вот теперь его утверждение, что все сотрудники проинформированы и готовы использовать новую информацию, звучит уже совершенно по-другому.

Дмитрий Изместьев, директор Учебного центра «Сетевая Академия ЛАНИТ»: «Вот типичный пример. Недавно мы завершили проект в крупной государственной организации, которая внедрила у себя новую процедуру рассмотрения жалоб. Существует законодательство, изданы должностные инструкции, где все это описано. Но как донести эти знания до всех чиновников, как научить их работать по новой процедуре? Можно, конечно, требовать от каждого сотрудника, чтобы он прочитал и вызубрил весь огромный массив информации. Но этого недостаточно, ведь помимо сухих правил, описанных в законах и инструкциях, сотрудникам нужно понимать, как их использовать в реальной жизни. И это типичная ситуация для многих государственных ведомств и крупных частных компаний. В кратчайшие сроки мы разработали несколько интерактивных учебных модулей, позволяющих легко освоить новый материал и проверить свои знания. Все сотрудники, кому это было необходимо по долгу службы, прошли курс, изучили все тонкости рассмотрения жалоб и сдали аттестационный экзамен. Руководство получило подробный отчет о результатах обучения и экзаменационных оценках».

Но на этом достоинства предлагаемой методики не исчерпываются. Информационные модули, созданные по такой технологии, позволяют не только оперативно информировать и регулярно контролировать сотрудников, но и расширять, дополнять полученные знания, используя групповую работу. При прохождении такого «обучения», сотруднику можно предоставить дополнительные возможности оставить свое мнение о содержании модуля, о собственной практике применения полученных знаний. По сути дела внутри предприятия может быть создано интерактивное пространство, внутрикорпоративный форум, где можно не только ознакомиться с официальной точкой зрения, но и поделиться своим опытом, находками, готовыми решениями. Таким образом, знания каждого сотрудника, полученные в ходе повседневной работы, не теряются, а накапливаются в определенном месте. А ведь это не что иное, как первый шаг к построению системы управления знаниями.

Дмитрий Изместьев предельно лаконично формулирует задачи информационных модулей: «Не надо строить наполеоновских планов, создавать специальные курсы в корпоративных университетах. Надо просто по-новому научиться смотреть на процесс разработки или доверить создание информационных модулей учебному центру, специализирующемуся на применении методики быстрой разработки. Нам важно поразить цель, и поразить ее быстро. Вот и все».