Как сэкономить на корпоративном обучении без потери качества

РБК PRO,
20.02.2020
 
Юлия Шикова

Сложные экономические условия вынуждают бизнес сокращать затраты и повышать требования к квалификации ключевых сотрудников. Как оптимизировать расходы на корпоративное обучение, сохранив его эффективность?

Качественным и эффективным считается обучение, которое позволяет применять полученные знания и навыки на практике. Для усвоения учебного материала есть множество проверенных временем инструментов, начиная от методической проработки материала и заканчивая тестовыми заданиями и тренажерами для отработки навыков. Но само по себе обучение бессмысленно без редварительной работы самого бизнеса. Прежде чем отправить сотрудников на учебу, рекомендую составить следующий чек-лист.

1. Сформулировать цель обучения и согласовать с сотрудниками.

В нашем учебном центре бывали случаи, когда во время курса оказывалось, что слушатели совершенно не заинтересованы вконкретных знаниях и навыках: их направили на обучение, не согласовав образовательную программу с реальными потребностями. Доучивались они только «для галочки», потому что нигде не могли применить новые умения и не рассчитывали, что обучение приведет к карьерному росту.

Поэтому я в первую очередь рекомендую бизнесу задуматься о целях обучения и мотивации сотрудников. Цели обучения должны быть четко сформулированы, например новые навыки, расширение кругозора, новая должность, соответствие нормативам, освоение новой профессии, работа с оборудованием и т.п.

2. Продумать оценку знаний до и после обучения

Исходя из целей стоит определить метрики, которые можно будет сравнивать до и после обучения, например производительность труда, скорость использования нового оборудования, грамотное проведение совещаний и т.п. Это потребуется для оценки эффективности инвестиций в персонал.

3. Выбрать подходящую модель обучения, оценив расходы

Корпоративное обучение, как правило, актуально только для средних и крупных компаний: у малого бизнеса нет возможностей для его организации. Средние компании стараются обучить персонал, задействовав минимум ресурсов: или приглашают тренера на разовое обучение группы, или точечно отбирают сотрудников и отправляют в сторонние учебные центры с готовыми программами. Крупные компании, видя, что приходится все чаще приглашать тренера, сначала решают взять его в штат, потом берут второго (поскольку первому нужны регулярные отпуска и программы повышения квалификации). Затем в команде появляется координатор, поскольку число учащихся растет вместе с бизнесом. В определенный момент компания решает ввести дистанционный формат обучения. А значит, нужны сценаристы, операторы, монтажеры видеоконтента, дизайнеры. И появляется идея снова отдать на аутсорсинг все задачи, связанные с обучением.

Отдельные известные на рынке компании выделяют обучение в самостоятельное направление деятельности и организуют корпоративные университеты. Главный аргумент в пользу своего корпоративного университета — необходимость обучать по собственным кейсам и тиражировать внутреннюю корпоративную культуру. Кстати, по данным Ассоциации менеджеров, 44% российских корпоративных университетов и образовательных подразделений создавалось в сложные времена — реорганизации, формирования стратегии или нахождения компании в кризисе.

Чтобы оценить экономическую целесообразность той или иной модели для вашего бизнеса, надо учесть все предстоящие расходы.В минимальный бюджет на обучение могут входить следующие статьи.

• Прямые затраты на участие сотрудников компании в образовательных мероприятиях: оплата работы тренера и учебных материалов либо закупка услуг учебного центра, подписка на периодические издания, покупка деловой и профессиональной литературы.
• Сопутствующие затраты: содержание либо аренда помещения и оборудования, организация командировок и поездок, связанных с обучением, расходные материалы.
• Косвенные затраты: зарплата сотрудников во время их обучения, упущенная выгода компании из-за простоя рабочих мест, расходы на администрирование обучения (организация, документооборот, логистика и т.п.).

Когда компания решает взять в штат собственных преподавателей, прямые затраты меняются. Это:

• зарплата преподавателей;
• программы повышения квалификации тренеров;
• расходы на разработку и тиражирование учебных материалов.

Если речь идет о создании и поддержании внутренней системы дистанционного обучения либо корпоративного университета, смета должна учитывать и следующие статьи:

• затраты на предварительную оценку или аттестацию персонала, а также систему контроля за результатами обучения;
• реклама и маркетинговые мероприятия (увы, самостоятельное обучение дается большинству нелегко, надо все время поддерживать интерес к обучению внутри компании);
• зарплата сотрудников, отвечающих за подготовку и поддержание всей образовательной структуры, от разработчиков до методистов;
• расходы на внедрение, техническую поддержку и администрирование системы дистанционного обучения.

Кроме того, для большого бизнеса с прозрачными внутренними процессами, организующего масштабное обучение сотрудников, актуальны регулярные расходы на лицензии, сертификацию тренеров и методистов, работу с регуляторами. Без этого образовательная деятельность не законна. Компания не сможет выдавать сертификаты слушателям курсов и публично рассказывать об обучении.

Не стоит недооценивать и издержки на логистику и организацию обучения, которые увеличиваются вместе с расширением учебных программ. Так, мы участвовали в конкурсе одной крупной компании — она искала провайдера учебных услуг, который взял бы на себя полное сопровождение многочисленных договоров с разными учебными организациями. Ранее эта компания была вынуждена постоянно расширять штат сотрудников, которые занимались документооборотом по образовательным программам и организовывали логистику слушателей к месту обучения.

Это заметный на рынке тренд: сначала корпорации агрегировали все функции по организации обучения внутри бизнеса, а теперь поняли, что это слишком затратно, и стали искать аутсорсинговые компании.

Как можно сэкономить

1. Используйте готовые учебные материалы

Создание собственного учебного материала всегда дороже, чем использование готового, поскольку итоговая стоимость будет рассчитана на меньшее число учеников. Это касается и дистанционных курсов.

Производство собственного видеоконтента требует серьезных вложений, так как сначала нужно написать классический очный курс, обкатать его на учащихся, а потом сделать дистанционным (либо снять видео, либо сделать анимацию). И дистанционная часть получится в два-три раза дороже, чем создание очного курса. Это целесообразно, только если вам обязательно нужно отразить специфику собственного бизнеса и обучить несколько сотен человек.

2. Для дистанционного обучения используйте чужую платформу

Если купленные курсы загрузить на платформу стороннего провайдера и пользоваться его системой, получится избежать расходов на техническое обеспечение, разработку и поддержку своей платформы, хостинг, зарплату технических специалистов, просто чтобы система работала 24/7.

3. Привлекайте к сотрудничеству экспертов в сфере образования

Держать в штате преподавателей всех важных дисциплин и координировать их деятельность может быть неоправданно дорого. Поэтому дешевле сотрудничать с приглашенными специалистами. Задумайтесь также, насколько целесообразно в вашем случае самим искать тренера под каждый внутренний запрос. Возможно, дешевле делегировать эту задачу провайдеру в сфере образования.

4. Привлекайте собственных специалистов для обмена опытом

В определенном возрасте у людей появляется потребность делиться своим опытом, и их стоит привлекать в роли наставников, ведущих лекториев и мастер-классов. Однако рассматривайте эту возможность в дополнение к основным программам обучения, поскольку энтузиасты склонны быстро перегорать и не всегда могут регулярно готовиться к занятиям — их основную нагрузку никто не отменял. А искать замену в авральном режиме тоже ресурсозатратно.

5. Экономьте на поиске новых кадров благодаря программам обучения

По подсчетам Массачусетского технологического института, самостоятельный поиск и обучение нового сотрудника обходятся бизнесу в 125–140% годовой зарплаты. А привлечение компетентного работника с помощью учебного центра, по нашему опыту, сопоставимо с 40–50% его годовой зарплаты. Таким образом, экономия составляет около 100% годового дохода такого сотрудника.